Mercury Engineering, Ihre Vision, unsere Verpflichtung.

Mercury is the European leader in construction solutions.  

  We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.  

  We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres and Fire Protection. 

  At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential. 

 

Key Responsibilities of the Role:  

• Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation.
• Attends meetings at the request of the senior management team, document minutes of  the meetings and distribute minutes to all relevant parties.  
• Ensures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties.  
• Co-ordinate, manage and order all office supplies.  
• Manages holiday rotas for all senior staff on site. 
• Manage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly.  
• Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business.  
• Organizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required.  
• To manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and smooth running of the office  
• To continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency.  
• Work with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.  
• Communicate to IT if replacements required.  
• Manage all office related service agreements.  
• To provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client  correspondence and proposals, presentation preparation.  
• All other duties associated with this role.  
• Work in conjunction with HR to maintain office policies as necessary .

 

Essential Criteria for the Role:  

• Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years. 
• Qualification in Business, Level 5 or higher 
• Experience working in a busy construction environment. 
• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint 
• Excellent working knowledge of SAP 
• Experience in processing high volume employee time management system 
• The ability to work with confidential information in a professional & trustworthy manner. 
• Excellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner. 
• The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team. 
• The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team. 
• Ability to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision. 
• Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management. 
• Ability to work in a fast-paced environment.

 

Mercury is an equal opportunities employer. 

 

 

Mercury is de Europese leider op het gebied van bouwoplossingen. 

Wij bouwen en beheren complexe engineering- en constructieprojecten voor 's werelds toonaangevende bedrijven. Onze oplossingen helpen technologieën en levensveranderende ontwikkelingen te leveren die mensen, gemeenschappen en bedrijven met elkaar verbinden, waardoor ze de kracht krijgen om ongelooflijke dingen te bereiken. Onze mensen hebben de moed om innovatief te zijn. Hun vastberadenheid en scherpe focus stellen ons in staat keer op keer met zekerheid te leveren.

Bij Mercury is het onze plicht om onze mensen aan te moedigen en te steunen om hun visie op zichzelf te verwezenlijken. We plaatsen hen in het hart van wat we doen en bieden uitdagende kansen om zich te ontwikkelen binnen een geweldig team in een ondersteunende omgeving waarin ze hun volledige potentieel kunnen bereiken.

 

 

Belangrijkste verantwoordelijkheden van de rol:  

• Verantwoordelijk voor het beheren van de personeelsbehoeften op het gebied van reizen en accommodatie.
• Woont vergaderingen bij op verzoek van het senior managementteam, documenteert notulen van  de vergaderingen en verspreidt de notulen onder alle relevante partijen. 
• Zorgt ervoor dat alle medewerkers een geschikte omgeving hebben om hun taken uit te voeren. 
• Coördineren, beheren en bestellen van alle kantoorbenodigdheden. 
• Beheert vakantieroosters voor al het senior personeel ter plaatse. 
• Beheer de goede werking van het administratie-, salaris- en tijdmanagementteam dat rechtstreeks rapporteert. 
• Ondersteunt het management van de business unit bij gevoelige/commerciële taken binnen het bedrijf. 
• Organiseert en onderhoudt gegevens in spreadsheets; rapporten genereren; organiseert indien nodig papierwerk en andere gerelateerde administratieve taken. 
• Om alle kantoorsystemen, procedures en faciliteiten te beheren om de efficiënte en  vlotte werking van het kantoor  
• Voortdurend op zoek gaan naar de beste praktijken en efficiëntere manieren van werken om deze te verbeteren  kantoor- en algemene bedrijfsefficiëntie. 
• Werk samen met IT om ervoor te zorgen dat alle IT-benodigdheden en hardware voor het project op tijd worden besteld. 
• Communiceer met IT als vervanging nodig is. 
• Beheer alle kantoorgerelateerde serviceovereenkomsten. 
• Het bieden van professionele secretariële diensten aan het senior leiderschapsteam, met name bij de klant  correspondentie en voorstellen, voorbereiding van presentaties. 
• Alle overige taken die bij deze rol horen. 
• Werk indien nodig samen met HR om het kantoorbeleid te handhaven .

 

 

Essentiële criteria voor de rol:  

• Bewezen ervaring als administratief assistent die het senior management ondersteunt in een drukke kantooromgeving gedurende meer dan 5 jaar. 
• Kwalificatie in Business, niveau 5 of hoger 
• Ervaring met werken in een drukke bouwomgeving. 
• Uitstekende praktische kennis van het Microsoft Office-pakket – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint 
• Uitstekende praktische kennis van SAP 
• Ervaring met het verwerken van tijdbeheersystemen voor werknemers met een hoog volume 
• Het vermogen om op een professionele en betrouwbare manier met vertrouwelijke informatie te werken. 
• Uitstekende organisatorische, multitaskende vaardigheden en toegewijd om projecten tijdig af te ronden. 
• Het vertrouwen om effectief en professioneel op alle vragen te reageren voor het Senior Leadership-team. 
• Het vermogen om op eigen initiatief te werken en een integraal onderdeel te zijn van een druk team. 
• Vermogen om tijd effectief te beheren, taken te prioriteren en binnen deadlines te werken met weinig toezicht. 
• Vermogen om initiatief te nemen, gezond verstand te gebruiken en deel uit te maken van verandermanagement. 
• Vermogen om te werken in een snel veranderende omgeving.

 

Mercury is een werkgever die gelijke kansen biedt. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jetzt Bewerben